Event & hospitality specialist freelance

Gestione operativa di eventi,
in affiancamento alla vostra agenzia.

Preparazione e presidio on-site di eventi corporate, meeting, congressi, gruppi e progetti destination: guest management, coordinamento fornitori, transfer e hospitality. Su singolo progetto, a giornata o nei picchi di produzione. Anche in white label.

Chiara Silvaggi — Veliora Milano · Roma Italia e estero
La mia proposta

Dietro le quinte,
accanto all'agenzia.

Veliora è l'attività professionale di Chiara Silvaggi. Collaboro con agenzie di eventi, DMC, agenzie incoming e partner hospitality quando serve una risorsa operativa aggiuntiva per un singolo progetto, un periodo intenso o una presenza on-site.

Mi inserisco nel flusso di lavoro già esistente, seguendo procedure, tono e indicazioni dell'agenzia. Quando richiesto lavoro in white label: la relazione con il cliente e la regia del progetto restano all'agenzia.

Flessibile
Su progetto, a giornata o per specifiche fasi operative.
Discreta
Anche in white label, senza sovrapporsi al rapporto agenzia-cliente.
Operativa
Supporto concreto nella preparazione e sul campo.
Riservata
Il livello di visibilità di Veliora si adatta al singolo incarico.
Chiara Silvaggi in hotel durante un evento
Chiara SilvaggiEvent & Hospitality Specialist freelance
Esperienza in sintesi

L'esperienza, in numeri.

10+
Anni di attività
Libera professionista con P. IVA dal 2015
60+
Eventi seguiti
Negli ultimi 24 mesi, tra Italia ed estero
20+
Agenzie, DMC e committenti
Realtà professionali con cui ho collaborato
30–1.500
Ospiti per evento
Dal meeting ristretto al grande congresso
20+
Città presidiate
In Italia e all'estero
50+
Brand e istituzioni
Seguiti sul campo per conto di agenzie e aziende
4
Lingue di lavoro
Italiano, inglese, spagnolo, francese
55%
Progetti internazionali
Con ospiti o delegazioni dall'estero
Rete
Hostess e tour leader
Database di professionisti attivabili su richiesta
24 h
Tempo di risposta
a un brief
72 h
Preavviso minimo
per attivarsi
95%
Tasso di riconferma
delle agenzie
Settori presidiati
Farmaceutico e healthcare (congressi ECM e meeting scientifici) · Corporate, finance e consumer · Istituzioni e grandi eventi · Luxury, automotive e lifestyle.

Dati riferiti all'attività svolta dal 2015 a oggi. Elenco completo delle collaborazioni e referenze disponibili su richiesta.

Aree di intervento

Quattro ambiti,
un unico referente operativo.

I

Eventi & on-site

  • Preparazione, checklist e timeline
  • Accoglienza e guest management
  • Segreteria, badge e accrediti
  • Coordinamento fornitori
  • Supporto al run of show
  • Presenza on-site e gestione imprevisti
II

Transfer & logistica

  • Coordinamento NCC, van e driver
  • Assegnazione mezzi e liste passeggeri
  • Arrivi e partenze aeroportuali
  • Meet & greet e movimenti gruppi
  • Allineamento con driver e referenti
  • Gestione dei cambi di programma
III

Travel & hospitality

  • Hotel, camere e rooming list
  • Ristoranti e prenotazioni
  • Itinerari, soggiorni ed esperienze
  • Assistenza ospiti e delegazioni
  • Raccordo tra i diversi fornitori
  • Gestione richieste last minute
IV

Staff & risorse on-site

  • Selezione di hostess e tour leader
  • Database di professionisti già testati
  • Copertura in Italia e all'estero
  • Briefing e coordinamento del team
  • Presidio in location del gruppo di lavoro
  • Referente unico per l'agenzia

Il perimetro si definisce sul singolo incarico. Può essere molto circoscritto — una singola attività, una giornata o una fase specifica. In ogni caso resta un solo referente per l'agenzia.

Come lavoro

Facile da inserire nel team.

L'obiettivo è alleggerire l'operatività dell'agenzia, non aggiungere complessità.

01
Brief
Obiettivi, tempi, responsabilità e standard dell'agenzia. Definizione del perimetro e del livello di visibilità.
02
Preparazione
Checklist, contatti, fornitori, liste ospiti e punti aperti, nei formati e negli strumenti già in uso dall'agenzia.
03
Allineamento
Coordinamento diretto con il team e i partner coinvolti, con un unico punto di contatto lato agenzia.
04
On-site
Presenza operativa: ospiti, timing, fornitori e problem solving entro il perimetro concordato.
05
Chiusura
Handover e restituzione chiara di quanto gestito, con le note utili alle edizioni successive.
Il perimetro, chiaro dall'inizio

Resta all'agenzia

  • La relazione e la titolarità del cliente
  • La regia creativa e strategica del progetto
  • La negoziazione commerciale
  • La visibilità e la firma sul lavoro

Il mio impegno

  • Nessun contatto diretto e autonomo con il cliente finale
  • Nessuna proposta di servizi al di fuori dell'incarico
  • Riservatezza sui progetti e disponibilità a firmare NDA
  • Escalation immediata su ogni decisione fuori perimetro
Modalità di collaborazione

Tre formati,
secondo l'esigenza.

I

A giornata

Presenza on-site su una o più giornate specifiche: evento, sopralluogo, arrivi. La formula più semplice per una prima collaborazione.

II

Su progetto

Affiancamento sull'intero ciclo di un evento, dalla preparazione alla chiusura, con perimetro e deliverable definiti nel brief iniziale.

III

Con team dedicato

Oltre alla mia presenza, selezione e coordinamento di hostess e tour leader professionali per coprire l'intero fabbisogno dell'evento.

Copertura
Milano e Roma come basi operative. Disponibile per trasferte in Italia e all'estero.
Staff aggiuntivo
Database consolidato di hostess e tour leader professionali, già testati sul campo, attivabili in Italia e all'estero con un unico referente.
Lingue
Italiano madrelingua, inglese avanzato, spagnolo buono, francese base.
Attivazione
Risposta al brief entro 24 ore, preavviso minimo di 72 ore per attivarmi. Disponibile a una call conoscitiva senza impegno per valutare il fit sul progetto.
Riservatezza
Disponibile alla firma di NDA e di accordi di non concorrenza riferiti al singolo incarico.
Tariffe
Tariffa giornaliera o quotazione a progetto, definita e concordata prima dell'attivazione dell'incarico.
Contatti

Parliamo del
prossimo progetto.

Se avete un evento in arrivo, un gruppo da gestire, un progetto destination o semplicemente un periodo in cui una risorsa operativa in più può essere utile, raccontatemi il brief qui sotto: rispondo entro 24 ore lavorative.

I campi contrassegnati con * sono obbligatori. Rispondo entro 24 ore lavorative.